Het is geen antwoord maar slechts een zwak excuus.

Ken je die opmerkingen “Daar weet ik niets van…” of “Dat is mij nooit verteld…”? Klinken ze je bekend? Is het voor jou net zo frustrerend als voor ons? Het kan natuurlijk altijd voorkomen dat je iets niet weet, maar heel vaak is het een prachtig excuus. Want de aandacht wordt niet op de “onwetende” gelegd, maar de focus gaat helemaal naar degene die de informatie zou moeten geven. “Ik weet dat niet” of alle varianten hierop zijn een prima bliksemafleider.

Het is een veelgehoord excuus: “Ik wist dat niet.” Maar dit is geen antwoord, slechts een zwak excuus. Veel mensen gebruiken deze uitvlucht om verantwoordelijkheid te ontlopen en de schuld op anderen af te schuiven. Vaak is “niet weten” het gevolg van nalatigheid of zelfgenoegzaamheid. Het is makkelijker om onwetendheid te veinzen dan de moeite te doen om op de hoogte te blijven. Dit gedrag zorgt ervoor dat mensen hun verantwoordelijkheden niet nemen en de schuld op anderen afschuiven.

In plaats van ons af te vragen waarom iemand iets niet weet, zouden we moeten vragen: “Hoe komt het dat je het niet weet?” Iemand in een bepaalde positie zou bepaalde informatie moeten hebben. Wat ontbreekt er in de taakuitvoering als deze kennis niet aanwezig is? Het is niet alleen degene die “het niet weet” die ter verantwoording geroepen moet worden, maar ook de omgeving die dit gedrag tolereert. Spreek mensen aan op hun verantwoordelijkheid.

Verantwoordelijkheid en proactiviteit

Wij hebben de neiging om mensen te belonen voor hun prinsen- en prinsessengedrag, wat hen ontslaat van hun verantwoordelijkheid om op de hoogte te blijven. Dit gedrag moet veranderen. Een teamlid, leider of manager die te gemakkelijk zegt iets niet te weten, brengt schade toe aan teamverhoudingen, verbindingen en bovenal aan het vertrouwen binnen het team.

Informatie is als puzzelstukjes die samen een compleet beeld vormen. Wanneer iemand beweert iets niet te weten, laat dit een gat achter dat verwarring veroorzaakt en vooruitgang belemmert. Proactief handelen en verantwoordelijkheid nemen zijn cruciaal. Dit betekent actief op zoek gaan naar ontbrekende stukjes informatie en niet wachten tot deze worden aangereikt. Het is essentieel om jezelf vrij te spelen en alert te blijven, zoals in een sportteam.

Stel je voor: Een team werkt aan een cruciaal project voor een grote klant, met een strakke deadline en hoge verwachtingen. Tijdens een belangrijke vergadering vraagt de klant naar de status van een essentieel onderdeel van het project. De projectmanager, die verantwoordelijk is voor het overzicht en de voortgang, antwoordt: “Ik weet het niet, ik ben niet op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.”

Een antwoord zoals dit veroorzaakt onmiddellijk problemen:

Schade aan de teamverhoudingen: Teamleden voelen zich verraden en gefrustreerd. Ze hebben erop vertrouwd dat de projectmanager op de hoogte zou blijven en hen adequaat zou vertegenwoordigen. Dit kan leiden tot spanningen en verminderde motivatie.
Schade aan de verbindingen: De klant begint te twijfelen aan de competentie en betrokkenheid van het team. Dit kan resulteren in een verslechterde werkrelatie en mogelijk verlies van toekomstige opdrachten.
Schade aan het vertrouwen: Het vertrouwen binnen het team en tussen het team en de klant wordt aangetast. Als de projectmanager niet weet wat er speelt, hoe kan het team dan vertrouwen hebben in zijn of haar leiderschap? Dit gebrek aan vertrouwen kan de effectiviteit en het succes van het project ernstig ondermijnen.

Door proactief te zijn en verantwoordelijkheid te nemen, kan de projectmanager deze schade voorkomen. Dit betekent regelmatig updates verzamelen, actief communiceren met teamleden en altijd voorbereid zijn om accurate informatie te verstrekken. Zo kan het team in harmonie werken, sterke verbindingen onderhouden en vertrouwen opbouwen en behouden met hun klant.

Initiatief en communiceren

Als leden van een team moeten we de eigenaar worden van de informatie die we nodig hebben om effectief te werken. Dit betekent dat we niet alleen vertrouwen op de informatie die ons wordt aangereikt, maar ook proactief informatie zoeken, vragen stellen en op de hoogte blijven van relevante ontwikkelingen. Door proactief te zijn, versterk je niet alleen jezelf maar ook de collectieve kennis van je team of organisatie…